Fabian Wagner
Einblicke in das Leitungsteam G3: Fabian Wagner über seine Rolle und Ziele
Können Sie sich und Ihre Rolle im neuen Leitungsteam kurz vorstellen?
Gerne! Mein Name ist Fabian Wagner, ich bin 37 Jahre alt und gehöre seit Mitte August 2024 zum neuen Leitungsteam des Zentralen Einkaufs der UMMD. Meine berufliche Reise begann mit einer Ausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation (2004–2007), gefolgt von Stationen in der Finanzbuchhaltung und im Einkauf, unter anderem als Disponent. Nach meinem Zivildienst sammelte ich weitere Erfahrungen, etwa als Key Account Manager in einer Einkaufsgemeinschaft.
Seit 2016 bin ich wieder an der Universitätsmedizin tätig, zunächst im strategischen Einkauf, wo ich ab Mitte 2020 die Leitung eines Sachgebiets übernahm. Mit der Umstrukturierung des Zentralen Einkaufs in diesem Jahr wurde das Leitungsteam ins Leben gerufen – eine spannende Herausforderung, der ich mich mit großem Engagement widme.
Foto: Fabian Wagner. Fotografin: Sarah Kossmann/UMMD
Wie arbeiten Sie als Leitungsteam und wie haben Sie die Aufgaben im Team aufgeteilt?
Unser Leitungsteam ist durch eine gemeinsam erstellte Geschäftsordnung klar strukturiert und nach Aufgabenbereichen unterteilt. Ich bin für den strategischen Einkauf verantwortlich. Frau Schillings leitet den operativen Einkauf, Frau van den Oever den Bereich Baueinkauf. Die Lagerleitung liegt bei Herrn Orlamünde, unterstützt von Frau Peperny. Zudem haben wir die Rolle eines Sprechers innerhalb des Teams, die alle sechs Monate rotiert. Bis Ende Februar 2025 übe ich diese Funktion aus, danach übernimmt Frau van den Oever. Als Sprecher koordiniere ich die Kommunikation mit dem Klinikvorstand, organisiere und moderiere die Leitungsrunden.
Foto: Das Leitungsteam G3 (v.l.n.r.): Ingvar Orlamünde (Leiter Zentrales Warenlager), Monique Peperny (Zentrales Warenlager), Elke Schillings (Leiterin Operativer Einkauf), Josefine van den Oever (Leiterin Baueinkauf), Fabian Wagner (Leiter Strategischer Einkauf). Fotografin: Sarah Kossmann/UMMD
Welche Hauptziele verfolgen Sie als neues Team für den Zentralen Einkauf?
Unser Hauptziel als neues Leitungsteam im Zentralen Einkauf ist es, die Abläufe effizienter, nutzerfreundlicher und zukunftssicher zu gestalten. Dabei legen wir besonderen Wert auf eine ausgeprägte Serviceorientierung, um die Bedürfnisse der Nutzer noch stärker in den Fokus zu rücken. Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Digitalisierung: Wir möchten die Prozesse moderner und weitgehend automatisiert gestalten, um die Arbeit effektiver und transparenter zu machen. Zudem ist es für uns essenziell, dass alle Abläufe den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und somit rechtskonform sind. Gleichzeitig haben wir stets die Wirtschaftlichkeit im Blick – wir wollen Einsparpotenziale nutzen und dafür sorgen, dass unsere Maßnahmen auch unter Kostenaspekten nachhaltig sind.
Was sind die größten Herausforderungen, die Sie im Zentralen Einkauf derzeit sehen?
Die Digitalisierung unserer Prozesse ist eine der zentralen Herausforderungen. Aktuell erfolgen viele Arbeitsschritte noch manuell – von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung. Diese Abläufe vollständig zu digitalisieren, wird eine anspruchsvolle Aufgabe sein. Ein weiteres Problem sind gestörte Lieferketten, die unsere Versorgungssicherheit gefährden. Hier gilt es, Lösungen zu finden, um trotz externer Schwierigkeiten eine kontinuierliche Versorgung der Klinik sicherzustellen. Außerdem stehen wir vor der Herausforderung, Preiserhöhungen abzuwehren. Hierfür setzen wir auf geschickte Verhandlungen und alternative Optimierungsansätze. Auch die Überprüfung unserer Einkaufsgemeinschaft ist ein wichtiges Thema, da Änderungen hier wesentliche Auswirkungen auf unsere Arbeit hätten.
Gibt es innovative Ansätze oder neue Technologien, die Sie zukünftig stärker einbinden möchten?
Ja, wir setzen auf das Projekt DIGI-PRO-TRACT, eine Softwarelösung zur Digitalisierung des gesamten Beschaffungsprozesses. Diese soll im Laufe des nächsten Jahres eingeführt werden.
Auch die Lagerorganisation wollen wir modernisieren. Derzeit erfolgen viele Prozesse noch manuell, wie etwa die Kommissionierung. Ziel ist es, Tablets einzuführen, die diese Abläufe deutlich effizienter gestalten.
Zudem planen wir, die Abforderung von Verbrauchsartikeln vollständig über das digitale System Amondis abzuwickeln. Aktuell nutzen etwa 80 % der UMMD dieses Tool, unser Ziel sind 100 %.
Wie wichtig ist Ihnen die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, und wie soll diese gestaltet werden?
Die Zusammenarbeit mit Kliniken, Instituten und Abteilungen ist essenziell. Um den Austausch zu intensivieren, haben wir uns vorgenommen, bis Mitte nächsten Jahres alle Leiterinnen und Leiter persönlich zu besuchen.
Darüber hinaus wollen wir auf Verwaltungsebene regelmäßige Jour Fixe-Termine etablieren, um einen kontinuierlichen Dialog sicherzustellen. Dabei legen wir großen Wert auf vertrauensvolle, wertschätzende und termintreue Kommunikation und Zusammenarbeit.
Welche Rolle spielt das Thema Nachhaltigkeit in Ihrem Einkaufskonzept, und wie setzen Sie dies konkret um?
Nachhaltigkeit gewinnt zunehmend an Bedeutung. Gemeinsam mit unserem zuständigen UMMD-Projektmanager des Vorstandsbereichs 3 - Zentrales Projektmanagement und Unternehmensentwicklung arbeiten wir perspektivisch daran, entsprechende Konzepte zu entwickeln. In Zukunft wird dieses Thema ein integraler Bestandteil unserer Arbeit sein und in den Einkaufsprozessen stärker berücksichtigt werden.
Was sind die ersten Schritte, die Sie als neues Leitungsteam umsetzen möchten, bzw. vielleicht bereits umgesetzt haben?
Ein wichtiger Schritt ist die Einführung eines Frontoffice, das werktags von 7 bis 15 Uhr für operative Themen zur Verfügung steht. Ziel ist es, den Einkäufern eine fokussierte Arbeit zu ermöglichen und einen besseren Service für die Nutzer zu bieten. Der genaue Starttermin wird bald bekanntgegeben.
Zudem planen wir die Implementierung eines Retourenprozesses, der aktuell noch fehlt. Dieser soll zunächst beschrieben und anschließend als Ticket-System umgesetzt werden.
Auf unserer internen G3-Intranetseite möchten wir künftig auch Informationen zu nicht lieferbaren Artikeln oder Produktrückrufen bereitstellen. Auch hier wird der genaue Starttermin bald bekanntgegeben.
Welche Erfahrungen aus der Vergangenheit des Zentralen Einkaufs nehmen Sie mit, und was wollen Sie möglicherweise anders machen?
Unser Team ist bereits heute stark service- und nutzerorientiert, darauf können wir aufbauen und sind auch sehr Stolz über diesen Umstand. Wir möchten dies jedoch weiter ausbauen und optimieren. Dabei helfen uns die geplanten Maßnahmen zur Digitalisierung und Strukturverbesserung.
Welche Unterstützung erhoffen Sie sich von den Kolleginnen und Kollegen, um Ihre Ziele zu erreichen?
Von unseren internen Mitarbeitenden – Einkäufern, Lagerarbeitern und Versorgungsassistenten – wünschen wir uns Offenheit gegenüber Veränderungen und eine konstruktive Mitwirkung.
Von unseren externen Partnern und Kolleginnen und Kollegen erhoffen wir Geduld und Verständnis. Gerade in der Anfangsphase können Neuerungen mit Startschwierigkeiten verbunden sein, aber langfristig profitieren alle Beteiligten.
Welche Vision haben Sie für die zukünftige Entwicklung des Zentralen Einkaufs?
Unsere internen Visionseckpunkte sind innerhalb der bereits erwähnten Geschäftsordnung vereinbart und verabschiedet.
Unser übergeordnetes Ziel ist es mitzuhelfen, das Klinikum wirtschaftlich wieder auf stabile Beine zu stellen. Dafür setzen wir auf eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen Kolleginnen und Kollegen der Universitätsmedizin. Gemeinsam können wir diese Herausforderung meistern.
Vielen Dank für das Interview!